لا إيصالات، لا عقارات: لماذا يُعدّ التوثيق المالي جزءًا لا يتجزأ من نجاح المشروع
لا إيصالات، لا عقارات: لماذا يُعدّ التوثيق المالي جزءًا لا يتجزأ من نجاح المشروع
إحدى العبارات التي أسمعها من عدد لا بأس به من رجال الأعمال والمستثمرين هي: "كل شيء في رأسي، وكل شيء تحت السيطرة".
لكن في الممارسة العملية، عندما أتلقى الكتب للمراجعة، فإن الكتب عادة لا تكون "نظيفة". إذن كيف يمكنك البدء في تنظيف الفوضى؟ أطلب جميع الوثائق وعادة ما أجد أن هناك فوضى من الإيصالات والعقود المفقودة والفواتير على WhatsApp وملفات Excel القديمة.
وهذا ليس بسبب نقص الرغبة - ولكن لأن أحداً لم يعلمهم كيفية بناء البنية التحتية المالية الجيدة.
لذا دعونا نتحدث للحظة عن الأساس المالي الذي يحتاجه كل رائد أعمال - حتى قبل القرض الأول أو أول فلس يتم استثماره في المشروع.
ما هي البنية التحتية المالية الجيدة؟
ü يتم توثيق المستندات الاحتياطية - كل نفقات، كل اتفاقية، كل دفعة للمقاول - وحفظها وربطها بالمشروع ذي الصلة.
ü نظام محاسبي منظم – برنامج أو نظام يوثق كل شيء بوضوح: حسب الفئات، حسب المراحل، حسب التواريخ، أو ما نسميه مخطط الحسابات.
ü الوصول السريع إلى المعلومات - لا حاجة للبحث عبر البريد الإلكتروني أو سؤال المقاول - كل شيء بنقرة زر واحدة.
ماذا يحدث عندما لا يكون هناك توثيق مناسب؟
ü يطلب المقاول مبلغ إضافي – ولا توجد طريقة للتأكد من أنه تم دفعه بالفعل.
ü النفقات تتجاوز الميزانية - وليس هناك طريقة لمعرفة ما هو ذلك على وجه التحديد.
ü يطلب البنك أو المستثمر تقريرًا - ويجب عليك "الاسراع في إعداده" خلال يومين.
يتم هدر الكثير من الأموال - ولست متأكدًا من أين أو لماذا.
وليس الأمر مجرد مسألة نظام، بل مسألة مال.
نعم، لقد قابلت رجال أعمال خسروا عشرات الآلاف من الدولارات فقط لأنهم لم يكن لديهم سجلات دقيقة لما تم دفعه.
مثال من عملي:
في المشروع الذي عملت عليه، كانت هناك تكلفة تبلغ حوالي 250,000 ألف دولار لأعمال التشطيب.
قدم المقاول طلب دفع إضافي بقيمة 40,000 ألف دولار - لكنه لم يرفق جميع الفواتير.
بفضل نظام التتبع الجيد والمعلومات التفصيلية حول كل سحب سابق، تمكنا من إظهار أن هذا المبلغ تم دفعه بالفعل، وتمكن رجل الأعمال من توفير 40,000 ألف دولار في 10 دقائق.
بدون هذا، فإن الأموال سوف تختفي مرة أخرى بكل بساطة.
كيف تقوم ببناء الوثائق الصحيحة؟
· اختر نظام محاسبي مصمم خصيصًا للعقارات:
يعد QuickBooks بداية جيدة. هناك برامج أخرى، لكن الأمر يعتمد على ما تفعله بالضبط، على سبيل المثال: إدارة العقارات فقط، شركة إنشاءات، هل لديك مستثمرين؟ هل تمتلك شركات أخرى، هل تحتاج إلى إعداد رواتب للموظفين، وما إلى ذلك؟
· العمل بميزانية معتمدة مسبقًا - النموذج:
يجب أن يعتمد كل مستند وكل دفعة على ميزانية أنشأها شخص ما، مقسمة إلى تكاليف صارمة، وتكاليف غير صارمة، وتمويل، وطوارئ، وأكثر من ذلك.
· إدارة جدول السحب - جدول تتبع حسب فئات العمل.
من فعل ماذا، ومتى، وكم تم إنجازه فعليًا مقارنة بالخطة، وما هي النسبة المئوية التي تم دفعها بالفعل - هذا هو الحمض النووي للمشروع.
· احفظ كل شيء في السحابة / المجلدات المنظمة (لا... لا تحفظ كل شيء في بريدك الإلكتروني، وإذا كان لديك موظفون، فلا تحفظ كل شيء في بريدهم الإلكتروني الشخصي).
نحن لا نرسل إيصالات على WhatsApp ولا نحتفظ بها على سطح المكتب الخاص بنا. Google Drive، Dropbox، SharePoint، أيًا كان ما يناسبك.
يتذكر:
إن التكلفة الصغيرة لبناء البنية التحتية سوف توفر عليك عشرات الآلاف من الدولارات، إن لم يكن مئات الآلاف، في وقت لاحق، وسوف تقلل أيضًا الضغوط عليك من البنوك والمستثمرين، و... نفسك.
في المنشور القادم – سأوضح كيف تساعد كل هذه المعلومات ليس فقط في الحفاظ على النظام، بل وفي اتخاذ القرارات الإدارية الصحيحة أيضًا.
لأن المحاسبة الجيدة لا تعني الضرائب فقط، بل الإدارة الذكية 
اكتب لي في التعليقات – كيف تحتفظ بوثائق مشاريعك؟
ليهي
ردود