لا إيصالات، لا عقارات: لماذا يُعدّ التوثيق المالي جزءًا لا يتجزأ من نجاح المشروع

مرحبا أيها الأصدقاء!

إحدى العبارات التي أسمعها كثيرًا من المستثمرين والمطورين العقاريين هي:

"كل هذا في رأسي - لقد سيطرت عليه."

ولكن بعد ذلك... أفتح الكتب، وأدرك بسرعة أن الأمور ليست "تحت السيطرة" تمامًا.

الإيصالات مفقودة، والعقود غير مكتملة، والفواتير عائمة في محادثات WhatsApp، وجداول بيانات Excel قديمة أو معطلة تمامًا.

وتعلمون ماذا؟ ليس خطأهم.

لم يتعلم معظم الناس كيفية بناء هيكل مالي سليم لمشروع عقاري. لذا، دعونا نتحدث عن شكل هذا الأساس - قبل استثمار أول قرض أو دولار في أي مشروع.

كيف يبدو النظام المالي المتين؟

النفقات الموثقة

يتم تخزين كل فاتورة مقاول ودفعة البائع والاتفاقية الموقعة، ووضع العلامات عليها، وربطها بالمشروع المحدد الذي تنتمي إليه.

برنامج محاسبة منظم

استخدم أداة تقوم بتصنيف كل معاملة حسب المشروع ونوع التكلفة والتاريخ (يُعرف هذا باسم مخطط الحسابات الخاص بك).

الوصول السريع إلى البيانات

لا داعي للبحث في رسائل البريد الإلكتروني أو الاتصال بمقاولك - يجب أن يكون كل شيء متاحًا بنقرة واحدة.

ماذا يحدث بدون توثيق مناسب؟

يطلب المقاول الدفع - ولكنك لست متأكدًا من حصوله على الدفع بالفعل.

تكاليفك تتجاوز الميزانية - ولكنك لا تعرف السبب أو أين.

يطلب منك البنك أو المستثمر تقريرًا - وتبذل قصارى جهدك لإنجازه خلال 48 ساعة.

إن الأموال تتسرب، ولكن لا يمكنك معرفة إلى أين تذهب أو كيفية إيقافها.

ولنكن واضحين، الأمر لا يقتصر على التنظيم، بل يتعلق بتوفير المال.

مثال حقيقي من عملي

في أحد المشاريع التي شاركت فيها، بلغ إجمالي العمل النهائي 250,000 ألف دولار.

قدم أحد المقاولين فاتورة إضافية بقيمة 40,000 ألف دولار، لكن الإيصالات لم تتطابق.

لأن لدينا جدول سحب نظيف ونظامًا يتتبع كل دفعة سابقة، تمكنا من إثبات أن المبلغ قد تم دفعه بالفعل.

لقد وفرت هذه الجداول الإلكترونية على المطور 40,000 ألف دولار في 10 دقائق.

لولا ذلك؟ لكان قد تم دفع هذا المال مرة أخرى، دون داعٍ.

كيفية إعداد وثائق نظيفة وموثوقة

1. استخدم برنامج المحاسبة المخصص للعقارات

يُعد QuickBooks نقطة انطلاق ممتازة. بناءً على هيكلية شركتك، قد تحتاج إلى برنامج أكثر متانة، خاصةً إذا كنت تدير عقارات متعددة، أو تتولى شؤون الرواتب، أو تعمل مع مستثمرين خارجيين.

2. العمل من الميزانية المعتمدة (نموذجية)

يجب أن يكون كل عقد ودفعة مرتبطين بميزانية تقسم التكاليف الثابتة والتكاليف غير الثابتة والتمويل والطوارئ والمزيد.

3. تتبع كل شيء باستخدام جدول السحب

هذا هو الحمض النووي لمشروعك:

من فعل ماذا، ومتى، وكم تم إكماله، وما هي النسبة التي تم دفعها.

4. تخزين المستندات في السحابة، وليس في واتساب

بجدية - توقف عن حفظ الإيصالات على سطح المكتب أو إرسالها برسالة نصية إلى نفسك.

استخدم أدوات مثل Google Drive أو Dropbox أو SharePoint لتخزين كل شيء في مجلدات منظمة يمكن لفريقك الوصول إليها (والنسخ الاحتياطي لها).

تذكير:

إن الجهد البسيط الذي تبذله لبناء نظام مالي قوي يمكن أن يوفر عليك عشرات أو حتى مئات الآلاف من الدولارات - ناهيك عن التوتر عند التعامل مع البنوك والمستثمرين و... راحة البال الخاصة بك.

في منشوري القادم، سأوضح كيف أن هذه الوثائق لا تساعدك على التنظيم فحسب، بل تساعدك أيضًا على اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً.

لأن محاسبة العقارات لا تقتصر على الضرائب فحسب، بل تشمل أيضًا القيادة المالية.