التفاني والأدوات لبناء نظام عمل مستقر.

#Intreader of the Week Daniel Nigeri # Post3

في المنشور التالي سوف أشارككم في تطوير شركتنا مع التركيز على النظام الذي قمنا ببنائه والأدوات / الإجراءات التي نستخدمها للتعامل مع العديد من التحديات التي كانت وستستمر على طول الطريق.
لكن قبل أن أبدأ ، أريد أن أعود إلى الكلمات في نهاية منشور الأمس
كرست نفسي للشركة بشكل مطلق!
بهذه الكلمات أنهيت المنشور بالأمس ومعهم سأبدأ اليوم لأنني أعتقد أن تفاني رائد الأعمال هو المفتاح والمحرك لنجاح أي مشروع. على مدار العامين ونصف العام الماضيين ، كنت أنا وشركائي نعمل على مدار الساعة لبناء شركتنا. حتى اليوم ، لدينا عدد غير قليل من الموظفين ، ما زلنا نعمل لساعات طويلة في شركتنا. هذه تضحية كبيرة تأتي على حساب أشياء قليلة في حياتنا وحياة أحبائنا ، ولكن من أجل تحقيق نجاح متكرر يبني شركة مستقرة ومربحة على المدى الطويل ، لا توجد حيل سحرية و توجد طرق مختصرة.
الطريقة الوحيدة هي العمل الجاد والتفاني الذي يعد محرك رائد الأعمال.
يمكن لأي شخص القيام بالعمل الجاد ، ولكن المشكلة الرئيسية هي أن العمل الجاد دون تفاني سيؤدي إلى وضع مدمر ، حيث يكره رائد الأعمال الأعمال التي قام ببنائها بنفسه. أو بعبارة أخرى - ذهب المحرك.
الإخلاص (على عكس الالتزام) ، للأسف ، ليس تحت سيطرتنا ، ولكنه يأتي من مكان عاطفي وأعمق. فكيف يمكن إنتاج هذا التكريس؟ سؤال صعب بجنون أنه حتى يومنا هذا هو أفضل إجابة توصلت إليها بنفسي.
أعتقد أن التفاني يتطلب رؤية ، صورة واضحة لهدف نريد الوصول إليه ويمسنا في مكان عميق. هذه الرؤية ، جنبًا إلى جنب مع لحظات النجاح ، هي الوقود الذي يحافظ على تشغيل المحرك ، فهي تلك التي تخلق شعورًا بالتفاني في رائد الأعمال وهو أمر ضروري جدًا لنجاح أي مشروع.
فكيف يرتبط كل هذا بمنشور اليوم؟
لسبب بسيط هو أنه بدون التفاني المطلق من نفسي وشركائي وعائلاتنا للشركة ، لن تكون هناك طريقة كنا نعمل بها ليل نهار لجعل كل عملية تقريبًا في شركتنا منهجية ومنهجية بطريقة لا تترك أي شك حول كيف نفعل ما في العمل ، يخلق النظام في حالة من الفوضى ويسمح لنا بالنمو دون أن نضيع.
في هذا الجزء من المنشور ، أود أن أشارككم بعض الأدوات والإجراءات والعمليات التي نستخدمها في شركتنا وهي تلك التي يتكون منها نظامنا. على أمل أن يستفيد بعضكم من هذا ويطبقه في أعمالكم.
الهيكل التنظيمي (الهيكل التنظيمي) - الهيكل التنظيمي هو الهيكل العظمي للأعمال. كل عمل ، بما في ذلك الأعمال الفردية ، يحتاج إلى نوع من الهيكل التنظيمي. فليس عبثًا أن يقولوا إن الكل أكبر من مجموع أجزائه. يؤدي تقسيم العمل إلى أقسام إلى تبسيط الأعمال ، وإنشاء النظام في تشغيل الأعمال ، والمساعدة في التركيز والاستهداف ، وتسهيل عملية النمو والتطوير للأعمال من خلال إعداد الأعمال لتعيين موظفين وفقًا لأدوار واضحة. الفرنسية في الصورة الهيكل التنظيمي لشركتنا من عرض نقدمه للموظفين الجدد.
التنظيم - حاول إدخال أكبر قدر ممكن من التنظيم في الإجراءات المتكررة في عملك. من المهم جدًا أن يكون لديك مسار عمل مخطط ومحدد مسبقًا للعمليات المختلفة التي تتكرر في تشغيل الأعمال. التنظيم هو أفضل طريقة لمنع الأخطاء والعمل بسرعة وكفاءة وتسهيل تدريب الموظفين. حاول الجلوس مع نفسك والتفكير في السلسلة التشغيلية بأكملها في عملك من المرحلة الأولية إلى البيع للعميل. فكر في الأشياء التي تقوم بها أنت أو موظفوك كل يوم وكيف يمكنك جعلها أكثر منهجية.
أنظمة الإدارة والأتمتة - يوجد اليوم العديد من المنصات التي يمكن أن تساعد الشركات الصغيرة والكبيرة في تنظيم المعلومات في إدارة الأعمال والتشغيل. وأنا لا أتحدث عن Excel و Gmail و Word. تأتي هذه المنصات أيضًا مع خيارات أتمتة مخصصة يمكن أن تساعد بشكل كبير في إدارة العمليات المتعلقة بالتشغيل اليومي للأعمال ، وبالتالي تمنع الأخطاء ، وتسهل بشكل كبير استيعاب الموظفين الجدد الذين يصلون بالفعل إلى بيئة عمل إرشادية وداعمة .
على سبيل المثال ، قمنا بتطوير CRM على أساس Podio مع التشغيل الآلي المخصص لنموذجنا. كما نواصل باستمرار تحسين النظام مع تطور الشركة. اليوم ، يتم تنفيذ عمل جميع الموظفين في الشركة ضمن هذا النظام. على سبيل المثال ، لا يُطلب من موظفينا في قسم المشتريات أن يتذكروا السجلات أو يحتفظوا بها بأنفسهم لمعرفة المرحلة التي وصلوا إليها مع كل أصل في العملية وما يتعين عليهم القيام به. يتم توثيق كل شيء في نظام يفتح أيضًا المهام تلقائيًا وفقًا للمرحلة التي يمرون بها ، مما يجعل الموظفين يلتزمون بعملية الشركة (تحدثنا عن المنهجية) ويوجههم فيما يجب القيام به.
KPIs - مؤشرات الأداء الرئيسية
المؤشرات التي بموجبها يقوم العمل بتقييم مستوى أدائه. نحن نستخدم مؤشرات الأداء الرئيسية لقياس موظفينا والقرارات المختلفة التي نتخذها في الشركة كميًا. يتيح لنا استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية على أساس يومي التركيز على تحسين عمليات الشركة والوصول إلى الأهداف التي وضعناها لأنفسنا. لقد بدأنا في استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية منذ حوالي عام وغيرت أعمالنا. فجأة أصبح من الأسهل علينا فهم ما يعمل بشكل جيد وأين نحتاج إلى إصلاحه.
على سبيل المثال ، يقوم كل موظف في قسم المشتريات لدينا بتعبئة الأرقام المتعلقة بسبعة معايير على أساس يومي: عدد المكالمات التي أجراها في ذلك اليوم ، وعدد الأشخاص الذين تحدث إليهم بالفعل ، وعدد رسائل البريد الإلكتروني والنصوص التي تركها ، وعدد المواعيد التي أجراها ، كم عدد العروض التي قدمها وعدد العقود المكتوبة التي أرسلها وعدد العقود التي تم توقيعها. تسمح لنا مراقبة هذه المؤشرات بإعطاء درجة كمية للموظفين ، لفهم نقاط القوة والضعف لديهم من أجل تحسينها ، وإجراء المراقبة المستمرة لجميع الموظفين.
تدريب الموظفين - يحتاج الموظفون الذين ينضمون إلى العمل إلى الخضوع لتدريب شامل على دورهم. يبدو الأمر واضحًا ، ولكن من المحادثات التي أجريتها مع عدد غير قليل من أصحاب الأعمال الصغيرة ، أدركت أن هذا ليس هو الحال وأن معظم أصحاب العمل يقدمون تدريبًا سيئًا للغاية ويقومون ببساطة برمي موظفيهم في البحر.
يجب أن يركز التدريب على تحسين القدرات المطلوبة لأداء نفس الوظيفة ، ومعايير العمل في الشركة (كيف تفعل الشيء في الشركة) ، والأمثلة الحقيقية ، والمحاكاة وأي شيء يمكن أن يساعد الموظفين الجدد على استيعابهم بشكل أكثر سلاسة. يجب عليك تسجيل هذه التدريبات من أجل بناء تدريب رقمي سيوفر لك الكثير من الوقت لتوظيف موظفين جدد في المستقبل.
على سبيل المثال ، يوجد في عملنا تدريب لمدة أسبوع واحد للمتصلين غير المتصلين يقوم به المدير الرئيسي. يتكون التدريب من مقاطع فيديو يراها الموظف الجديد حول الوظيفة وأنظمة الشركة ، والاستماع إلى الموظفين الحاليين ، والمحاكاة. عندها فقط يبدأ الموظف في الاتصال بالعملاء المتوقعين.
في قسم المشتريات ، من ناحية أخرى (منصب يتطلب مهارة أكثر بكثير) لدينا تدريب أكثر شمولاً يستغرق شهرًا كاملاً. نعم ، شهر كامل حتى يجرون المكالمة الأولى للبائع. يتطرق التدريب إلى العديد من المجالات مثل إجراء تحليل الممتلكات ، ودورة تدريبية شاملة عبر الإنترنت تتناول عمليات الاستحواذ والمفاوضات التي اشتريناها للموظفين ، ودراسة شاملة لعملية المبيعات لدينا وكيفية إجراء محادثات مع البائعين بطريقة منهجية ، والدروس المسجلة حول التجديدات والعقود وأنظمة الشركة والمزيد.
أوصي بشدة أيضًا بكتابة SOP - إجراء تشغيل قياسي لكل منصب في الشركة. في الأساس مستند مكتوب يلخص كل ما هو مطلوب من هذا المنصب في العمل وما هو المسؤول عنه بالضبط. يجب كتابة الوثيقة من مرحلة التدريب إلى الروتين بعد أن يكمل الموظف تدريبه. أوصي أيضًا بالسماح للموظفين بقراءة الشاشة والتوقيع عليها لتوليد التزام حقيقي بالوظيفة.
إدارة الموظفين الروتينية - يتم تنفيذ الإدارة الروتينية للموظفين معنا من خلال إدارة علاقات العملاء ومؤشرات الأداء الرئيسية والاجتماعات. لقد تحدثت بالفعل عن الأولين. يعمل كل موظف معنا ضمن CRM الذي افتتحناه ، وهو عبارة عن منصة إرشادية وداعمة للموظفين ، خاصة في البداية. بالإضافة إلى ذلك ، هناك حاجة لجميع الموظفين لتقديم تقرير KPI يومي يسمح لنا بقياس عملهم. بالإضافة إلى هذين الأمرين ، نعقد أيضًا اجتماعات يومية قصيرة لكل قسم واجتماعات أسبوعية. تستغرق الاجتماعات اليومية ما يقرب من 20 دقيقة و XNUMX دقيقة ، ونراجع في الغالب مؤشرات الأداء الرئيسية لليوم السابق ونمنح الموظفين الحافز. الاجتماع الأسبوعي هو اجتماع أطول حيث نقدم ملاحظات للموظفين وتحديثات الشركة وإجراء مراجعات المكالمات وتحديد الأهداف للأسبوع القادم.
شيء أخير في هذا السياق - أوصي بأن تستثمر أيضًا في موظفيك في شراء محتوى تعليمي حتى بعد التدريب ومكافأتهم بالطبع بالمكافآت التي تأتي.
تفويض الصلاحيات - نصيحتي لك هي تفويض الصلاحيات للموظفين في أسرع وقت ممكن. كلما وفرت وقتك من المهام ذات المستوى المنخفض ، سيكون من الأسهل عليك تطوير وإدارة الأعمال بأفضل طريقة. أول موظف أوصي به كل رائد أعمال لتوظيفه هو مساعد شخصي. الغرض من مساعدك هو أولاً وقبل كل شيء توفير وقتك قدر الإمكان. عليه أن يؤدي المهام الإدارية التي تستغرق الكثير من وقتك كل يوم ، وبشكل عام يتعامل مع حل للمشاكل التي تظهر خلال اليوم. اليوم لا أستطيع تخيل حياتي بدون مساعدي الشخصي في الشركة وأعتقد أن الاستثمار في مساعد شخصي يؤتي ثماره بشكل كبير لرائد الأعمال والشركة.
هذه بعض الأدوات / العمليات / الأساليب التي نطبقها في شركتنا وساعدتنا على النمو والنمو بسرعة. بفضل هذه الأشياء ، نحن اليوم في مكان حيث لدينا نظام مستقر ونظام يسمح لنا بتنمية الشركة ، وتوظيف المزيد من الموظفين والدخول إلى أسواق جديدة من أجل تكرار النموذج وإجراء توسيع صحي.
أتمنى أن تكون قد تمكنت من أخذ شيء واحد على الأقل من المنشور الذي سيساعدك على تحسين عملك ورؤيتك غدًا في المنشور 4؟